7 CARACTERÍSTICAS ESENCIALES DE IMPRESORAS PARA OFICINA

En un ambiente de trabajo híbrido las impresoras son un recurso indispensable.

La forma tradicional de trabajo en oficina ha cambiado por completo y hoy en día, las empresas de todo el mundo están experimentando con nuevos procedimientos, sistemas de colaboración y, lo que es más importante, métodos de trabajo mas seguros y saludables.

Muchas compañías, chicas y medianas empresas han sido testigo de las ventajas que tiene cambiar el trabajo en equipo presencial y la flexibilidad que ofrece el trabajo a distancia.

Este entorno de trabajo híbrido permite que los empleados trabajen desde su casa o desde cualquier otro lugar, de forma habitual y que se desplacen hasta la oficina siempre que lo necesiten.

A medida que su organización avanza hacia el establecimiento de un entorno de trabajo híbrido, hay ciertos aspectos fundamentales a tener en cuenta en el momento de adquirir su próxima impresora. Estas son las características más importantes:

1. SEGURIDAD

Imprimir documentos en dispositivos domésticos no suele aportar mucha tranquilidad a las empresas. Sin embargo, resulta indispensable que los empleados dispongan de impresoras seguras y por lo tanto las principales características de seguridad a tener en cuentas son las siguientes:

AUTENTICACIÓN LOCAL Y DE LA RED

CIFRADO DE DATOS

SOBRESCRITURA Y ELIMINACIÓN

ACCESO CON CONTRASEÑA

También debes asegurarte de que el entorno de impresión de tu oficina sea lo más seguro posible con funciones como:

AUTENTICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE USUARIOS

PROTOCOLOS DE COMUNICACIÓN SEGUROS

PROTECCIÓN DE LOS DATOS ALMACENADOS

FUNCIÓN DE SOBRESCRITURA DE DATOS

MONITORIZACIÓN DE LA RED

2. COMPATIBILIDAD CON SISTEMAS EN LA NUBE

El entorno de impresión esta directamente relacionado con las oficinas híbridas. Por tanto, es fundamental disponer de soluciones que puedan satisfacer de forma eficiente y eficaz las necesidades generadas, y que ofrezcan los niveles de disponibilidad requeridos. La compatibilidad con sistemas en la nube es esencial para que los trabajadores de oficina puedan imprimir o escanear documentos independientemente de dónde se encuentren. Además esta función permite que los trabajadores impriman directamente en la impresora de la oficina.

3. VERSATILIDAD

Una de las principales ventajas de las impresoras multifunción es el ahorro de espacio. Los lugares de trabajo ya no necesitan encontrar hueco para una impresora, una fotocopiadora, un fax y un escaner, ya que podrán disfrutar de todas estas funcionalidades desde un mismo dispositivo.

4. TECNOLOGÍA SIN CONTACTO COMPATIBLE CON DISPOSITIVOS MÓVILES

Las empresas requieren libertad para imprimir y escanear documentos desde dispositivos móviles como tabletas o teléfonos inteligentes sin tener que tocar ningún dispositivo de uso compartido. Esta función resulta cómoda, permite ahorrar tiempo e incorpora a la tecnología que elimina la necesidad de contacto, lo cual reduce el riesgo de propagación de virus.

5. UN ALIMENTADOR AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS

Los dispositivos con alimentador automático de documentos (ADF) reducen la cantidad de contacto necesaria. Por lo que los ADF permiten colocar una gran cantidad de papel en la maquina, que alimentará el dispositivo de forma automática para que los usuarios puedan imprimir, escanear o realizar copias sin necesidad de tocar todas y cada una de las paginas.

6. CAPACIDAD PARA GRANDES CARGAS DE TRABAJO

Los entornos de trabajo se basan en la productividad y la eficacia, por lo que resulta indispensable que las impresoras puedan adaptarse a grandes cargas de trabajo. Además, los dispositivos capaces de gestionar grandes volúmenes de impresión favorecen la eliminación de contacto innecesario.

7. COSTOS DE OPERACIÓN REDUCIDOS

El precio de la impresora no es el único gasto a tener en cuenta, ya que el coste total de propiedad (TCO) incluye lo siguiente:

HADWARE FÍSICO, ES DECIR, EL PROPIO DISPOSITIVO

MATERIALES DE IMPRESIÓN, ES DECIR, EL TÓNER Y EL PAPEL

COSTOS DE OPERACIÓN, ES DECIR, GASTOS DE ENERGÍA Y MANTENIMIENTO.

Disponer de unos costos de operación reducidos permite que la oficina saque el máximo rendimiento posible a sus presupuestos en estos tiempos.