BENEFICIOS Y PROCESOS PARA DIGITALIZAR DOCUMENTOS EN UN NEGOCIO

Digitalizar documentos puede ayudarte a organizar documentos, facturas o registros de personal.

Si tienes una enorme colección de documentos y registros de personal y algunos otros montones de cosas que simplemente no puedes organizar fácilmente, digitalizar documentos puede ayudarte.

Digitalizar documentos te ayuda a eliminar el desorden y te da aun más acceso a todos los registros que hasta ahora tenías en físico, es decir impreso, pero digitalizar te ayudara aumentar la productividad.

Y entonces te preguntaras, ¿Cuales son los beneficios de digitalizar documentos?

El ahorro de tiempo. En lugar de tener que buscar el documento que necesitas en los archiveros de tu oficina, podrás localizarlo fácilmente con tu ordenador en cuestión de segundos.

Todos los documentos importantes localizados. Digitalizar documentos y tenerlos todos almacenados en un servidor, que incluso puede estar en la nube, te impide tener el peligro de perder un documento importante.

Ahorro de espacio. Trabajar en una oficina totalmente llena de documentación puede ser muy estresante, así que disminuir el flujo de trabajo hace que todo sea más fácil de gestionar.

Gestión de registros optimizada. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor posibilita que la gestión de los registros se haga mucho mas simple. Puedes obtener cualquier información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de seguridad con control de versiones y mucho más.

Recuperación ante desastres. La mayoría de las empresas no piensan que un desastre pueda afectarles. Sin embargo, ¿que ocurre si pasa lo peor? Si hubiera un incendio, pues bien trabajando con un sistema de gestión documental en la nube, tu empresa puede ponerse en marcha de nuevo al día siguiente, aunque tengas que hacerlo en otras oficinas.

Imposible olvidar un documento importante. Alguna vez has olvidado un documento importante en tu casa después de llevártelo para preparar una reunión. Pues bien, digitalizar documentos y mantenerlos en un servidor online evitarán que esto pueda ocurrir.

Ahorro de dinero. Dependiendo de cuántos registros tengas, puede ser costoso digitalizar todos los documentos de la empresa. Pero ¿qué pasara después de esto? A partir de ahí no tienes que gastar dinero en espacio de almacenamiento y los empleados ahorraran tiempo valioso tratando de encontrar documentos mal archivados.

3 PASOS DEL PROCESO DE DIGITALIZAR DOCUMENTOS

Si decides digitalizar documentos con tus propios medios, tienes que saber que hay una forma óptima de hacerlo. Estos son 3 pasos recomendados para un proyecto de digitalizacion de documentos.

1-. Preparación. El primer paso es el proceso de preparar la documentación. Cuando preparas la documentación para digitalizarla, quieres estar seguro de que todos los papeles son separados para que puedan pasar por el escaner de forma correcta. No puede haber grapas, clips o port it, ya que quieres estar seguro de que no pasan dos paginas juntas. También querrás asegurarte de que todas las páginas están lisas y planas, para que las arrugadas no impidan que el papel pase por el escáner o que esté se atasque. Por último, necesitarás expurgar toda aquella documentación o no relevantes. Una vez todas las páginas están separadas, puedes ponerlas en una caja como archivo limpio para pasar a introducirla en el escáner.

2. Escaneado. El siguiente paso en el que debes enfocarte para digitalizar documentos es el de escanear. Ten en cuenta que el proceso de exploración por parte del escáner puede llevar algo de tiempo para completarse debido a que toda la información debe de cargarse en el servidor. Convendría tener un escáner de alto rendimiento que haga ese trabajo en fracciones de segundo en lugar de segundos. También se puede contratar un servicio externo para ayudarte a digitalizar documentos rápidamente y ahorrar tiempo y esfuerzo en tener que hacerlo por ti mismo.

3. Indexación. Una vez que todos los documentos están escaneados en el sistema, o mientras se están escaneando otros, se puede iniciar el proceso de indexación para asegurarte de que toda la documentación esta organizada de la manera que deseas. se deben organizar los documentos de manera que tenga sentido para el negocio, y guardarlos de una manera que se pueda reconocer en cualquier otro momento. El proceso de indezación, si es muy manual, puede llegar a ser el más costoso de todo el proceso ya que puede requerir personal especializado para reconocer cada uno de los tipos de documentos que están digitalizando y decidir la tipificación que se le debe dar a cada uno de ellos.